Visitenkarte, Briefbogen & Co – was brauche ich wirklich für mein Business?

Kurz zum Begriff Geschäftsausstattung: Hier geht es um die Medien, die ein Unternehmen für die saubere und einheitliche Kommunikation benötigt. Die Klassiker im Starterpaket sind dabei immer noch Briefbogen, Visitenkarten und E-Mail-Signatur. Die Grenzen zwischen Geschäftsausstattung und Werbemitteln sind dabei manchmal fließend, oft werden die Begriffe heute synonym verwendet. Da gehört dann alles, was im Corporate Design gestaltet ist, zur Geschäftsausstattung: vom Briefbogen über die Website bis hin zum Onlinebanner. Um nicht den Überblick zu verlieren - gerade als Gründer:in - sollte über folgende Elemente als Basis für die Geschäftsausstattung nachgedacht werden:

Briefbogen

Dieser wird unter Umständen nur digital benötigt. Dennoch ist eine professionelle Gestaltung wichtig. Wird der Briefbogen zusätzlich auf dem Officedrucker ausgedruckt, sollte das beim Umfang der Designelemente und Farbflächen berücksichtigt werden. Dabei spielt auch die Qualität des Druckers eine Rolle. Außerdem ist von randabfallenden Designs abzuraten, da die meisten Officedrucker automatisch mit Rand drucken und der Effekt somit verlorengeht.  

Wer einen professionellen Blanco-Briefbogen einsetzen möchte, um auch für postalische Kommunikation oder offizielle Dokumente hochwertig ausgerüstet zu sein, kann hier durch Papierauswahl und Veredelung Akzente setzen.

Empfehlenswert ist es, den gestalteten Briefbogen direkt als Wordvorlage umsetzen zu lassen. Mit Hilfe von Makro-Programmierungen können dann Elemente ausgeblendet werden. So kann ich z.B.  beim Speichern als pdf den kompletten Briefbogen ausgegeben. Drucke ich das Schreiben alternativ oder zusätzlich auf einem vorproduzierten Briefbogen, lassen sich die bereits auf dem Vordruck vorhandenen Elemente ausblenden. So erreiche ich maximale Einheitlichkeit bei minimalem Aufwand.

Briefumschläge

Kein Must-have, aber ein guter Weg sich von der Maße abzuheben. Je nachdem, was und wieviel postalisch verschickt wird.

Aussendungen im Rahmen von Werbeaktionen, die ggf. als Selfmailer gar keinen Umschlag benötigen, sind nochmal ein neues Thema und sollen hier unter der Überschrift „Basics für die Geschäftsausstattung“ nicht weiter ausgeführt werden.

E-Mail-Signatur

Die E-Mail-Signatur ist eine Form der digitalen Visitenkarte. Mit ihr hinterlasse ich im Mailverkehr alle wichtigen Daten und vielleicht ein Foto. Letzteres ist vor allem, wenn Absender:in und Adressat:in sich noch nicht kennen, eine gute Idee. Am besten binde ich gleich einen Link ein zum Online-Terminbuchungstool oder einer VCF-Datei für das Abspeichern der Daten im Adressbuch.

Die Schattenseiten der E-Mail-Signatur sind die Gestaltungsmöglichkeiten. Die E-Mail ist ein sehr altes System, das sich wenig weiterentwickelt hat. Design hat hier bei den meisten Clients keinen großen Platz.

Will ich wirklich sicher gehen, dass die Informationen gelesen werden, sollte ich auf Bilder möglichst verzichten, da diese extra geladen werden müssen. Manche Unternehmen oder Mailempfänger lehnen diese aus Sicherheitsgründen ab. Außerdem sind Schriftarten ein Problem. Möchte ich, dass die Signatur beim Empfänger auch so aussieht wie bei mir, muss ich sicher stellen, dass die entsprechende Schrift auch dort systemisch verfügbar ist. Also wähle ich eine websichere (websafe) Schrift, die auf den meisten Geräten vorinstalliert ist - egal ob Windows, Mac, iPhone oder Android.  Das die vier wichtigsten: Arial, Verdana, Georgia, Times New Roman

Webfonts in HTML-Emails zu nutzen, ist technisch zwar möglich, wird aber derzeit nur von wenigen E-Mail-Programmen unterstützt wie Apple Mail, Outlook for Mac und iOS Mail. In diesen Programmen werden die extern abgelegten Schriftarten korrekt geladen und dargestellt. Bei anderen Programmen fällt die Darstellung auf eine Fallback-Schriftart (Reserveschrift) zurück, die ebenfalls definiert werden kann. Für die Fallback-Schrift sollte dann aus den genannten Gründen wieder auf eine der oberen vier zurückgegriffen werden.

Die Auswahl der Schriften sollte also auch von dem System abhängen, mit dem mein Unternehmen selbst arbeitet. Sind Webfonts möglich, sollte ich diese nutzen, aber entsprechende Fallback-Schriften hinterlegen. Kann das in meinem Unternehmen benutzte E-Mail-Programm dies nicht, ist davon abzuraten.

Formulare

Werden Papierformulare benötigt, ist es empfehlenswert diese im Rahmen der Geschäftsausstattung gestalten zu lassen. Aufnahmeanträge oder ähnliches sind oft Teil des Erstkontakts für Kund:innen und sollten daher gut durchdacht und professionell gestaltet sein.
Insgesamt sollten bei Formularen aber immer geprüft werden, ob ein Onlineformular oder InApp-Lösung möglich ist. Dies spart meist auch in den zugehörigen administrativen Prozessen viel Zeit.

Google-Eintrag

Zur Geschäftsausstattung gehört in der heutigen Zeit auch ein sauberer Eintrag bei Google My Business. Gerade für Unternehmen, die lokal gefunden werden oder Öffnungszeiten und Anfahrtswege kommunizieren möchten. Der Eintrag ist heute ähnliche dem Telefonbucheintrag im prädigitalen Zeitalter -  nur mit viel mehr eigener Gestaltungsarbeit: Ich hinterlege Bilder, Logos und Texte, die mit Corporate Identity und meiner Unternehmensmarke zu tun haben. Aus diesem Grund sollte das Thema auch bei der Geschäftsausstattung berücksichtigt werden.

Grußkarte

Wird für besondere Anlässe eine schriftliche Korrespondenz im Unternehmen gelebt, lohnt es sich Gruß- oder Geburtstagskarten im Corporate Design gestalten zu lassen. Diese sind dann für alle Mitarbeiter zugänglich und ermöglichen professionellen Markenauftritt. Anders als die jeweilig einzeln gekaufte Grußkarte aus dem Schreibwarenladen.

PowerPoint-Präsentation

PowerPoint selbst bietet viele Gestaltungsmöglichkeiten, Vorlagen, den Platz, sich mit Clipart und Farben auszutoben. Wer für sein Unternehmen eine Einheitlichkeit anstrebt, sollte sich je nach Verwendungszweck eine oder mehrere Vorlagen erstellen lassen, die dann im Unternehmen bearbeitet werden können. Im Folienmaster lassen sich hier viele Vorgaben festlegen.

Dabei ist wiederum zu berücksichtigen, welche Schriften systemisch für die Mitarbeiter vorhanden sind. Wurden Haus- und Korrespondenzschriften einmal für alle Mitarbeiter:innen lizensiert und sind verfügbar, gibt es keine Probleme. Haben nicht alle Verwender:innen der Präsentation die gleichen Lizenzen, wird es wieder uneinheitlich. Alternativ kann auf andere Systemschriften zurückgegriffen werden, die eine ähnliche Anmutung haben. Unter Umständen nehme ich diese gleich als Fallback-Schriften ins CD-Manual auf.

Präsentationsmappe

Vor allem bei der Übergabe von Dokumenten an Kunden - oft auch externe Materialien - sind Sammelmappen von Vorteil. Je nach Arbeitsweise können einfache Einlegemappen hilfreich sein. Manchmal macht auch eine Funktion zum Abheften Sinn. In jedem Fall sollte bei der Verwendung solcher Mappen auf eine individuelle Gestaltung im Corporate Design gesetzt werden.

Insgesamt lohnt es sich hier zu schauen, ob wirklich immer gedrucktes Material nötig ist oder sich Prozesse noch digitalisieren lassen.

Website

Auch wenn die Website wohl das aufwendigste der hier genannten Elemente ist und für viele mehr noch als Werbemittel geführt wird, sollte die Aufgabe der Website und die Planung im Rahmen der Geschäftsausstattung mitgedacht werden. Eine Website ist mehr als eine Werbeplattform. Je nach Branche kann sie wichtige kommunikative Funktionen übernehmen und die Arbeit erleichtern: Vom einfachen Onlineformular über Plattformlösungen bis hin zum Shop.

Visitenkarte

Ob eine Visitenkarte in gedruckter Form erstellt werden sollte, hängt stark von der Branche, den persönlichen Vorlieben der Benutzer:innen und auch der gesamten Kommunkationsstrategie eines Unternehmens ab.

Ist digitale Kommunikation mit allen Stakeholdern gelebt und präferiert, reicht eine hochwertige Karte pro Mitarbeiter:in mit QR-Coder für VCF-Daten, die das Gegenüber abscannen kann. Bei ausschließlich digitalem Kontakt ist eine E-Mail-Signatur sinnvoll, aber eine Visitenkarte vielleicht nicht nötig.

Arbeitet z.B. der Vertrieb oder auch das Recruiting gerne mit Visitenkarten, stellt sich die Frage, welchen Eindruck die Karten vermitteln sollen. Extra nachhaltig auf Graspapier oder super schick mit Veredelung und dreifachem Farbkern? Hier gibt es unzählige Möglichkeiten sich zu präsentieren.

Und wie geht’s weiter?

Habe ich erstmal die hier genannten Basics in einem guten Corporate Design am Start, lassen sich weitere Medien oft einfacher und klarer daraus ableiten. Ein CD-Manual kann ich später erstellen lassen. Es ist aber empfehlenswert, gerade wenn ich mit später mit mehreren Dienstleistern für meine Werbung zusammenarbeite. Dabei reicht oft eine einfache Darstellung aus. Ein aufwendig gestaltetes Manual ist nicht für jedes Unternehmen nötig.